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créditos para negocios

Las tarjetas de crédito corporativas son una herramienta importante para muchas empresas. El uso de la tarjeta de crédito de la empresa suele ser la forma ideal de administrar gastos individuales, como entretener a clientes y viajes de negocios.

Sin embargo, las tarjetas de crédito de la compañía también son una de las fugas más notorias de fondos de la compañía a las malas decisiones de los empleados. Desde simples decisiones de mala presupuestación hasta fraudes y robos, estas tarjetas crean oportunidades indebidas y la tentación para que los empleados usen mal los fondos de la compañía.

1. Asigne un usuario por tarjeta

Uno de los mayores riesgos con una tarjeta de crédito de la empresa es no poder determinar quién ha realizado un cargo fraudulento o sospechoso. Esto sucede con mayor frecuencia cuando un equipo o un departamento completo comparte una sola tarjeta. Esto significa que cualquier persona con el número, la fecha de vencimiento y el código de seguridad puede, en teoría, hacer un cargo, con o sin el conocimiento o la aprobación del gerente del equipo.

De hecho, las tarjetas de departamento pueden incluso abrirlo a empleados anteriores que aún recuerdan los detalles. ¿La solución? Asignar tarjetas a personas, no a equipos. Cada tarjeta debe tener el nombre de un empleado y son los únicos responsables de cómo se usa. De esta manera, cualquier cargo está vinculado directamente a una persona que puede ser consultada y auditada. Cuando se van, su tarjeta se cancela. Si una nueva persona necesita acceso, obtiene una tarjeta separada con un conjunto separado de registros financieros.

2. Establezca pautas claras (y escriba nuevas como surjan situaciones)

Cuando se trata de empleados que tienen autoridad para gastar, la mejor manera de mantener a todos en la misma página es tener un conjunto claro de reglas escritas. Desea definir cuánto pueden gastar los empleados sociales entreteniendo a un cliente, cuándo pueden aceptar ofertas de paquetes de viaje y cómo es apropiado gastar presupuestos por día. Cuantas más reglas haya definido, más fácil será para los empleados seguirlas.

Por supuesto, suceden situaciones inesperadas. Los errores de viaje ocurren y los empleados tienen que pensar en sus pies. Y cuando se produce un gasto cuestionable en estas circunstancias, se da cuenta de que es necesaria una nueva directriz para ayudar a los empleados a enfrentar una situación similar en el futuro. Siempre esté listo para escribir una nueva guía de gastos, con indulgencia para el primer empleado que se encuentre con una situación indefinida. Considere preparar un manual fácil de referencia para que los empleados puedan verificar su situación antes de tomar una decisión o pedir orientación.

3. Asegúrese de que los gastos del cliente coincidan con una línea de tiempo

Pagar los gastos del cliente es absolutamente necesario para una serie de ocupaciones basadas en la cuenta. Los miembros de su equipo que están a cargo de las relaciones con los clientes necesitan la capacidad de llevarlos a almorzar y entretenerlos, y a menudo pagar sus propios gastos de viaje. Esto significa que necesitan una mano razonablemente libre con gastos, pero esto también crea la tentación de “derrochar” un poco en cosas que la compañía podría no aprobar, como mejoras personales de hotel, entretener a parejas románticas y fiestas desaconsejables.

La clave para la rendición de cuentas con este tipo de tarjeta de crédito de la empresa es una línea de tiempo. Asegúrese de que sus empleados que entretienen a los clientes puedan escribir un informe claro de cómo entretuvieron a los clientes y cuánto pagó cada gasto en la tarjeta. Si los informes no coinciden, una auditoría es el siguiente paso.

4. Tenga un plan claro y consistente para manejar los problemas

Esté preparado para manejar las emergencias y situaciones inesperadas a medida que surjan. Muchos empleados cometen errores con la tarjeta de la empresa cuando tienen que resolver los problemas por su cuenta. Perder un vuelo, descubrir un coche de alquiler no estaba reservado, tratar con un cliente que exige un gasto excesivo.

Si puede, tenga un plan para manejar las situaciones inesperadas y fuera de control antes de que sucedan. Las políticas son un buen lugar para comenzar, pero también es posible que desee una línea de ayuda que los clientes que viajan o entretenidos puedan llamar en todo momento para pedir ayuda. Un gerente o servicio de viajes y un gerente financiero que están disponibles para consultas situacionales pueden ayudar a sus empleados a tomar las decisiones correctas sobre la tarjeta de la empresa en el momento.

Si, por otro lado, hay evidencia de mal uso de la tarjeta, tenga mucho cuidado con cuándo y cómo elige disciplinar a los empleados que sobrepasan sus límites con la tarjeta de la compañía. Deje que el castigo se ajuste al crimen. Sea indulgente con los errores comprensibles y estricto con el abuso flagrante del privilegio.

5. No dudes en investigar

Cuando se trata de responsabilidad financiera, el mantenimiento de registros es primordial. No importa cuánto confíe en su equipo y cuán indulgente quiera ser, tener registros financieros limpios no debería perjudicar a nadie que esté por encima de sus gastos. Esto significa que para cada gasto de tarjeta de crédito de la empresa, debe haber una explicación clara y bien definida.

Mantener las cuentas de tarjetas de crédito corporativas en el nivel requiere una combinación de políticas bien escritas, mantenimiento de registros y gestión experta. Cuando sus empleados sepan exactamente cuándo y cómo están autorizados a usar sus tarjetas, a todos les será más fácil usar sus tarjetas correctamente sin errores o la tentación de derrochar sin permiso.

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Post Author: Juan González

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