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factura electronicaSi su empresa tiene dificultades para gestionar muchos procesos de back-end, puede parecer que la automatización es la respuesta que necesita. Simplemente automatice todos esos procesos manuales para acelerar las cosas, y listo. ¿Derecha?

No tan rapido. Automatizar un proceso defectuoso mediante la intervención humana manual puede ser una receta para el desastre. Considere una planta de automóviles con una línea de montaje estándar. Enviar piezas a través de la línea más rápidamente sin una manera de ensamblar los autos más rápido solo resultará en una pila de metal.

Vemos esto todos los días en nuestras conversaciones con compañías que luchan por administrar los procesos de facturación. Muchos necesitan desesperadamente un proceso más rápido y ágil. Sin embargo, para tener éxito, deben mejorar sus procesos manuales subyacentes antes de automatizarlos.

Aquí hay algunas lagunas que vemos cuando las empresas aplican la automatización a procesos de facturación inferiores:

Trabajo duplicado

Digamos que sus procesos manuales actuales son duplicados. Las transacciones y / o facturas se duplican en caso de accidente. Debido a su supervisión manual actual, usted captura un porcentaje de estos cargos duplicados antes de que ocurran. Los otros se pasan al cliente, quien se comunica con usted para resolverlos.

Ahora, imagine que toma su proceso existente y le aplica una facturación automática. Las transacciones se conectan desde su sistema de punto de venta (POS) a su plataforma de facturación. La diferencia ahora es que las transacciones se realizan en tiempo real, sin su supervisión manual, por lo que no detecta ninguna de ellas.

El trabajo duplicado en una configuración manual crea un trabajo duplicado en una configuración automatizada. Antes de aplicar la automatización, descubra cómo deshacerse de cualquier duplicación en sus procesos.

Sistemas desconectados

No hay un sistema de negocios que pueda hacer todo (y hacerlo bien). Para tener una imagen completa, se deben conectar sistemas dispares. Pero eso no siempre sucede.

Tal vez su empresa utiliza una pasarela de pago principal, pero no está conectada a su plataforma de facturación ni a su software de contabilidad. Los pagos no se registran fuera de la puerta de enlace. Las facturas no están conectadas a los pagos. Los clientes reciben facturas marcadas con vencimiento cuando ya han pagado. Obtienes la esencia.

Para aprovechar el poder de la automatización, todos estos sistemas deben comunicarse entre sí. Y no nos malinterpretes: no significa que tengas que convertirte en un desarrollador y construir manualmente cada integración. Pero, considera las formas manuales en que conectas los sistemas. Incluso si es solo una asignación de campos a cada sistema y una sincronización diaria, es un comienzo.

Mala experiencia del cliente

Lo último que desea hacer con cualquier cambio de proceso es impactar negativamente a los clientes. Sin embargo, la automatización sobre procesos de facturación inadecuados puede hacer precisamente eso.

Muchas empresas pasan mucho tiempo persiguiendo pagos. Si usted es uno de ellos, la búsqueda automática de facturación puede parecer una idea fantástica. Antes de lanzarlo, piense detenidamente en cómo podría afectar a los clientes.

¿Cada cliente tiene múltiples transacciones por ciclo de facturación? ¿Envía una factura por transacción o una factura consolidada? Si cada transacción genera una factura y un cliente tiene 5 transacciones en un mes, eso significa un mínimo de 5 recordatorios de persecución (!). Ese tipo de comunicación constante puede generar fatiga en el cliente que puede llevar a la pérdida de ingresos.

Para evitar el churn, es fundamental entender cómo la automatización afectará a sus clientes. Póngase en el lugar de su cliente para aprender cómo los esfuerzos de automatización pueden cambiar su experiencia, para bien o para mal.

Cuando se aplica correctamente, la automatización puede proporcionar beneficios masivos.

La clave para una automatización efectiva es tener procesos manuales sólidos para comenzar. Con las bases establecidas, el ahorro de tiempo, el ahorro de costos y una mejor experiencia del cliente son resultados alcanzables. Para obtener más información, eche un vistazo a las historias de éxito de los clientes facturados AJ Tutoring, Flick Electric e Immigrant Law Group

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Post Author: Juan González

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